Estamos más que acostumbrados a modelos de outlet en ecommerce como los de Privalia o BuyVip. El objetivo del post es describir como funciona un outlet “genérico”: cómo se preparan las campañas, la interacción con los fabricantes y el modelo de logística que utiliza, y sus diferencias con el modelo de ecommerce “tradicional”.
Preparación de la campaña
Cuando el outlet decide hacer una campaña de un determinado tipo de producto, contacta con el fabricante, el cual le proporciona las cifras de stock de los diferentes SKUs (Store Keeping Unit es cada uno de los productos distintos que se pueden vender, distinguiendo entre modelo, talla, color,…) que tiene disponible en el almacén.
Una vez el outlet decide realizar la campaña, hace una estimación de lo que va a vender, recibe del fabricante una muestra de los productos para hacer sus videos y fotos para el catalogo y realiza una petición de bloqueo de stock durante un tiempo determinado para la cantidad planeada de cada SKU.
La petición de bloqueo de stock hace que el fabricante no sirva esa cantidad de productos a sus otros canales de venta, asegurando que todos los pedidos del outlet se servirán en caso de realizarse, evitando roturas de stock (que no podrán ser cubiertas al ser productos que ya no se producen).
Evidentemente, al fabricante no le gusta tener bloqueado stock durante mucho tiempo y repercutirá sus costes al outlet por ese tiempo, de ahí que las campañas duren tan poco tiempo: cuanto más duren más aumentan los costes.
Lanzamiento de la campaña
En ese momento la web publica la campaña y empieza a aceptar compras, exactamente igual que una tienda convencional, solo que únicamente “las apunta”, sin procesarlas todavía.
Proceso de la campaña
Una vez se cierra la campaña, se saca el listado final de pedidos y se lo manda al fabricante, que lo recibe, toma las unidades compradas y las empaqueta en pallets que envía a la central de logística del outlet.
La operativa logística puede ser propia (como en Privalia), o subcontratarse a empresas externas (como por ejemplo MRW), pero el funcionamiento “a alto nivel” es siempre muy similar:
- Los productos llegan en pallets al muelle de carga.
- Los pallets se “deshacen” y los productos se identifican, se cuentan y se ponen en un almacenamiento temporal (Decanting).
- Se van recogiendo los ítems de cada producto, configurando cada uno de los pedidos (Picking).
- Se empaquetan (Packing) y se envían mediante un Courier a los compradores.
La diferencia fundamental con los procesos logísticos del ecommerce tradicional es que los outlets no guardan stock en sus almacenes: los productos solo están en los almacenes uno o dos días (y esos días son auténticamente frenéticos), que es lo que tarda en realizarse el proceso de fulfillment. Cuando una campaña acaba, su parte de almacén se vacía y se reutiliza para la siguiente campaña.
Pensad que en una campaña de ropa, hay que reservar un espacio de almacenaje para cada prenda, cada color y cada tallas distintas, por lo que el número de SKUs a almacenar es enorme, si combinamos ese número con las campañas que puedan estar procesando en un momento dado vemos que la logística no es nada sencilla.
Si alguna vez os habéis preguntado por qué en algunos outlets no se pueden agrupar pedidos de diferentes campañas o se mandan en envíos separados, ahí está la respuesta: el coste y complejidad de almacenaje de los productos esperando a que lleguen los de otra campaña es muy elevado, así que casi siempre es más sencillo mandar dos envíos separados o simplemente no facilitar esa funcionalidad.
Conclusión
En el post he intentado explicar desde un punto de vista operativo como funcionan por dentro un outlet, tratando de aclarar de donde vienen determinadas particularidades que lo diferencian de un ecommerce tradicional. Evidentemente hay modelos híbridos y outlets que también tienen una parte estrictamente tradicional (como BuyVip con sus tiendas permanentes), pero en eso entraremos otro día 
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Saludos cancamuseros!
Segunda parte del post
Para responder a la pregunta del comentario de Joe, he escrito esta segunda parte del post, que trata algo más en profundidad la negociación y el contrato al que se llega con el fabricante.